就業規則とは、従業員の賃金や労働時間といった労働条件や、職場で守るべきルールなどを定めたものです。会社と従業員が安心して働くための「職場の基本ルール」をまとめた、大切な書類といえます。
就業規則をきちんと整えておくことで、「聞いていた話と違う」「そんなルールがあるとは知らなかった」といった行き違いを防ぐことができ、日々の労務管理もスムーズになります。万が一トラブルが起きた場合にも、判断の拠りどころとなる点が大きなメリットです。
本日は、こうした就業規則について、作成の基本や押さえておきたいポイントを分かりやすくご紹介します。
常時使用する従業員が10人以上いる事業場では、就業規則を作成し、過半数組合または従業員の過半数代表者の意見書を添えて、事業場を管轄する労働基準監督署へ届け出ることが法律で義務付けられています。
この「常時使用する従業員数」には、正社員だけでなく、パートやアルバイトも含まれます。
雇用形態に関係なく、通常の勤務体制として10人以上の従業員が在籍している場合は、就業規則の作成対象となります。一方で、繁忙期のみ雇用する短期間の臨時従業員などは、原則として人数に含まれません。
また、就業規則の作成義務は会社全体ではなく、事業場ごとに判断されます。複数の拠点がある場合は、それぞれの事業場で人数を確認する必要があり、思わぬ見落としが起こりやすい点にも注意が必要です。
就業規則には、必ず記載しなければならない事項（絶対的必要記載事項）、制度を設ける場合に記載が必要となる事項（相対的必要記載事項）、そして任意で定める事項の3つがあります。内容に不足や不整合があると、せっかく作成していても十分に機能しないケースも少なくありません。
さらに注意したいのが、「作成したままになっている」就業規則です。
法改正や会社の実態に合わなくなった就業規則を使い続けていると、かえってトラブルの原因になることもあります。就業規則は、一度作れば終わりではなく、定期的に見直し、現状に合った内容に更新していくことが大切です。
そして就業規則を作成・届出した後は、従業員がいつでも内容を確認できる状態にしておく必要があります。ルールを「知らない」「見られない」状態では、十分に周知されたとはいえません。
【就業規則の閲覧方法 例】
・PDF化して社内の共有サーバーなどに保管し、いつでも閲覧できるようにする
・印刷して、事業所内の見やすい場所に掲示または備え付ける
・印刷して、従業員へ配布する など
なお、就業規則の作成や届出を怠った場合には、30万円以下の罰金が科される可能性があります。「うちはまだ大丈夫」と思っていたところが、実は対象になっていたというケースも少なくありません。
最後に
就業規則の作成や見直しは、法令への対応だけでなく、会社と従業員双方が安心して働くための土台づくりでもあります。自社に合った内容になっているか不安な場合や、見直しのタイミングに迷われた際は、当事務所へご相談ください。
状況に応じたアドバイスを行い、無理のない形での整備をお手伝いいたします。
(※)弊所では、就業規則の内容が現状に合っているかどうかを確認するための見直しを、無料で承っています。まずは現状を確認したい、という場合にもご利用いただけます。
お気軽にご相談ください。